PDF ή Word: τι στέλνετε και πότε

Είναι μικρό ζήτημα με δυσανάλογες συνέπειες. Η μορφή του αρχείου καθορίζει αν το βιογραφικό σας θα φανεί όπως το φτιάξατε, αν θα διαβαστεί από το λογισμικό, και σε ορισμένες περιπτώσεις αν θα γίνει καν δεκτό.

Ο κανόνας

Στείλτε PDF, εκτός αν η αγγελία ζητά ρητά κάτι άλλο.

Το PDF κρατά τη σελιδοποίηση σταθερή σε κάθε υπολογιστή. Ένα αρχείο Word ανοίγει με διαφορετική γραμματοσειρά, διαφορετικά περιθώρια και συχνά με μια θέση να σπάει στη μέση ανάμεσα σε δύο σελίδες, ανάλογα με το τι έχει εγκατεστημένο ο παραλήπτης.

Πότε στέλνετε Word

• Όταν το ζητά η αγγελία ή η πλατφόρμα υποβολής.
• Όταν συνεργάζεστε με γραφείο στελέχωσης που θα προσθέσει το δικό του εξώφυλλο ή θα αφαιρέσει τα στοιχεία σας πριν το προωθήσει στον πελάτη του. Είναι συνηθισμένη πρακτική και απολύτως θεμιτή.
• Όταν ένα παλιό εσωτερικό σύστημα δεν δέχεται τίποτε άλλο.

Γι' αυτό αξίζει να έχετε και τις δύο εκδόσεις έτοιμες. Στα βιογραφικά που παραδίδουμε, το προεπιλεγμένο αρχείο είναι PDF με επιλέξιμο κείμενο και δίνουμε και επεξεργάσιμη έκδοση, ώστε να μπορείτε να το ενημερώνετε μόνοι σας χωρίς να επιστρέψετε.

Το PDF που δεν είναι PDF

Υπάρχει μια παγίδα που εμφανίζεται συνεχώς. Αν σχεδιάσατε το βιογραφικό σε εργαλείο γραφικών και το εξάγατε ως εικόνα μέσα σε PDF, το αρχείο μοιάζει τέλειο και είναι κενό για κάθε λογισμικό που θα το ανοίξει.

Ο έλεγχος παίρνει δύο δευτερόλεπτα: ανοίξτε το και προσπαθήστε να επιλέξετε με το ποντίκι μια λέξη. Αν δεν επιλέγεται, δεν διαβάζεται.

Το όνομα του αρχείου

Το αρχείο σας θα καταλήξει σε έναν φάκελο μαζί με άλλα ογδόντα. Το «cv_final_2.pdf» δεν βοηθά κανέναν, ούτε εσάς.

Χρησιμοποιήστε Επώνυμο-Όνομα-CV.pdf, με λατινικούς χαρακτήρες. Οι ελληνικοί χαρακτήρες σε ονόματα αρχείων σπάνε ακόμη σε ορισμένα συστήματα και σε παλαιότερους διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αν στέλνετε προσαρμοσμένη έκδοση για συγκεκριμένη θέση, προσθέστε τη θέση: Papadopoulos-Maria-CV-Logistis.pdf. Δείχνει ότι δεν στείλατε μαζικά.

Μέγεθος και τεχνικά

• Κρατήστε το αρχείο κάτω από 2 MB. Μερικές φόρμες κόβουν στα 2, ελάχιστες πάνω από 5.
• Μην το κλειδώνετε με κωδικό και μην απαγορεύετε την αντιγραφή κειμένου. Και τα δύο εμποδίζουν την εξαγωγή.
• Μην στέλνετε συμπιεσμένο αρχείο, εκτός αν ζητείται.
• Ενσωματώστε τις γραμματοσειρές κατά την εξαγωγή, αλλιώς ο παραλήπτης βλέπει υποκατάστατα.

Και το e-mail που το συνοδεύει

Το αρχείο πηγαίνει ως συνημμένο, όχι επικολλημένο στο σώμα του μηνύματος. Το σώμα κρατά τρεις έως πέντε προτάσεις, με θέμα που περιλαμβάνει τον τίτλο της θέσης και τον κωδικό της αγγελίας αν υπάρχει.

Πώς γράφεται αυτό το μήνυμα ώστε να ανοιχτεί, το βλέπουμε αναλυτικά στη σελίδα επιστολές και e-mails.